在日常的工作中，經常有人會咨詢我，他們的企業想采購圖文檔管理系統，通過網絡搜索相關產品發現，有各種產品，不知道選擇哪一種比較適合他們的企業。

的確冠以文檔管理軟件、OA、圖文檔管理軟件的廠商貌似很多，有人報價一套幾千塊，或者幾百元一個站點，也有人報價幾千元一個站點，而有些系統甚至整體下來要幾十萬、上百萬一個項目。為何差別這么大，他們無從下手了，迷茫彷徨了。

我們做項目做系統，評價系統有一個核心的原則是，價格成本考慮固然重要，但產品的品質、性能和適合度更是企業選擇產品的關鍵所在，沒有人想花了錢買到的是不合適不好用的產品。企業投入就是要看到效益回報，軟件系統的選擇應該考慮企業的當前情況，所需解決的核心問題來考慮，同時也要顧及系統的未來規劃情況，也就是我們說的系統可延展性同時也是選型的考慮關鍵點。

一個來自工業級別的，廣泛應用于制造業、機械裝備、電子電氣、汽車汽配、建筑勘探、設計院校等嚴謹、細致應用環境中的PDM\PLM軟件體系，屬于PLM的簡化版本，平時一般叫產品數據管理系統、產品生命周期管理系統，個別有創新精神的廠商還會持續鉆研企業級的、集團級的文檔管理體系、圖紙管理體系中的文檔應用模式，代表品牌為廣州三品EDM、蘇州浩*、深圳緯*、北京CA**等。

1、生命周期概念的差別

 ECM 系統，一般沒有文檔生命周期的概念，辦公團隊只要實現文檔集中存儲和協同共享就基本可以了。而EDM系統因為源自PLM系統，所以比較強調圖紙和技術文檔在生命周期管理上的細致、嚴謹性，從圖紙新建、修改、變更、廢止都要完整保存軌跡。原則上圖紙最終不是被刪除的，而是被廢止了，廢止的圖紙不做生產，但是仍然要保留，以備日后查詢。

 EDM系統往往將文件分成工作區和歸檔區，工作區的文件指文件正在設計，未定稿，所以不能作為生產的依據。如果生產部門拿工作區的文件作為生產依據，后果則要自己承擔。只有歸檔區的文件，是生產的圖紙依據。而ECM系統則沒有如此嚴格的界限，大部分文檔不做歸檔，更不能應用于生產，辦公文件一般實時在用，極少數文件歸檔是為了防止修改。

 EDM系統還有變更管理的能力，受控的圖紙、文件要啟動變更管理業務流程，進行影響的評估，變更后的圖紙和技術文檔要重新發布，并回收舊的圖紙和技術文檔。

2、管理對象不同，導致不同的技術要求

 ECM 系統和EDM系統都是管理企業內部資料，但細究下去，ECM系統主要面對是WORD 、EXECL、PPT、JPG圖片等辦公團隊常見的應用軟件。而EDM系統除了要面對常見辦公軟件外，更重要是管理CAD、PRO/E、 Solidworks、UG等專業的二、三維設計數據，并且管理這些數據規范化的使用過程。管理對象不同導致技術處理很大不同。可以說EDM包含了ECM的全部功能，但在企業創新管理的業務環節更為專業，我們知道產品創新、技術創新都是企業的核心業務環節，不能有一絲馬虎。

 比如說三維軟件，當我要打開總裝圖的時候，自動調用真正相關的零件圖，并一起打開。這個在技術上處理很難，只有比較優秀的EDM系統才具備這個功能，而辦公團隊不會用到三維CAD,所以ECM系統也根本沒有這樣的功能。 又比如文件預覽問題，ECM系統整合的瀏覽器一般并不能瀏覽CAD文件，并不能支持瀏覽三維CAD文件，而EDM系統整合的瀏覽器一般都要求對二、三維CAD都有良好的兼容性。

3、嚴謹程度不同，導致系統功能能力上的差異，EDM更為之強大

 辦公部門對文件嚴謹性遠低技術部門，辦公團隊需要是高效協同，相對來說不如拿著圖紙要生產的技術部門的嚴謹。我們舉幾個例子給您分析。

 比如版本管理，ECM系統的版本管理一般來說就是簡單的修改一次，產生一個版本。一般來說如果你發現自己修改錯誤了，就導出上個版本文件，覆蓋一次就可 以了。而EDM系統的版本管理則分大版本和小版本區分，如果圖紙在工作狀態下進行升版，產生是小版本，比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果該 圖紙已經歸檔，那進行修改就是變更大升版，比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同時如果你發現版本改錯了，你就要把原先的版本置為當前，完整保留了修改歷史，同時改回去要填寫過程和理由。

 比如歸檔管理，ECM系統的歸檔管理，一般直接歸檔就行，而EDM系統的歸檔一般要求至 少1人發起，1人審核才能實現文件歸檔。而歸檔后的文件，如果ECM系統可以直接取消歸檔后，然后可以直接修改。而EDM系統則要求必須走變更流程，同樣 是1個人發起修改，另外1個人審核，最后變更完成。EDM系統要求所有圖紙的變更必須說明理由、變更的內容等，還可以做圈閱和圖紙比對。相比之下，ECM 要簡單隨意很多。

 比如權限管理，ECM系統往往簡單瀏覽、修改、歸檔、下載四五種權限，而EDM系統則會細化可見、瀏覽、復制、剪切、刪除、 歸檔、變更、廢止、導出、授權等十幾種權限。顯然EDM系統針對技術部門更細化。而有些EDM系統更是考慮到權限各種可能性，比如把權限來源分成初始權限、經過權限、繼承權限、定義權限；可對目錄定義權限，也可對文件定權限。可以父文件夾不可查看，而子文件夾又可查看。而ECM系統一般不會做的那么細， 實際上辦公部門也沒有必要這么細。

5、系統管理目標定位不同，ECM方向是行政辦公，EDM是企業核心產品數據的全程管理　

 三品EDM系統，保留了PLM\PDM體系中最核心的圖紙文檔管理模塊，并且豐富了整體企業數據協作的多方面功能。跟ECM系統一樣，都達到了80％的非結構化的數據管理，采用用戶非常熟悉的普通文件夾方式保存。但是兩者后續升級和可拓展性卻完全不同。

 對于ECM或者OA系統來說，系統要拓展，主要就集中在人事、BPM等方面了，主要方向還是面向行政辦公方向。

 對于EDM系統來說，企業用好了EDM進行圖紙、技術文檔數據的管理后，等機會成熟，還是要升級到PDM\PLM系統，最終將非結構化的圖紙數據，轉換為以BOM為核心的，產品的結構化數據進行組織，這樣可以快速生成物料清單BOM。并且管理好企業每個產品或項目復雜的零件使用信息、各種借用關系和達到嚴謹的產品更改管理流程，同時建立企業級的標準物料庫減少物料增加無審批、無控制的局面，能進行標準件和通用件的快速選配，進一步企業還可以增加項目管理為導向的研發管理模式，對研發和生產進行更為嚴格的項目化管控。

 中小企業辦公團隊，行政辦公文檔管理工作相對簡單很多，所以常見的ECM和OA系統的工作流模塊相對EDM系統來說，都會比較弱一些，甚至某些低版本ECM系統沒有工作流模塊。

 而技術部門的圖紙管理、技術表單的管理，對工作流的要求相對更高，基本都嚴格按照流程歸檔、變更、發放，涉及到審批人、審批條件、動態用戶、郵件通知等等功能。所有的流程都要求自定義。導致EDM系統的工作流系統要更為完善很多。

 都說能管理圖紙、文檔，但EDM和ECM/OA有顯著的差別，其應用方向和功能存在巨大差異，作為這個行業混了有些年月的老鳥，獻上自己一些淺薄的想法，望各位企業主管負責人選擇到合適自己公司應用的圖文檔管理軟件。